Politica Anticorrupción
1. Objetivo
ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS se ha comprometido a adherirse a los más altos estándares éticos y a cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables.
El objeto de esta Manual de Políticas y Procedimientos Anticorrupción y Anti Soborno Transnacional es orientar a todas las personas empleadas por ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS o que trabajen para o en nombre de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS en cuanto a las normas y reglamentos aplicables en contra de la corrupción y el soborno transnacional. ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS tiene tolerancia cero frente a cualquier conducta que pueda considerarse soborno transnacional o que sea de alguna manera corrupta.
El presente Manual de igual forma establece las metodologías y herramientas que ayuden a prevenir, evaluar, medir, mitigar y monitorear el riesgo de que los empleados, directivos, agentes y proveedores de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS incurran en conductas de corrupción o soborno transnacional, en donde el monitoreo debe ser preventivo, continuo y basado en parámetros con altos estándares nacionales e internacionales.
2. Alcance
Este Manual aplica a cualquier Representante de la Compañía, así como a sus Proveedores, Agentes y a otros terceros que representen a ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS. Todos los Representantes de la Compañía. Agentes y Proveedores deberán manifestar su conocimiento y aceptación al Manual y a la Política en los formatos definidos por la organización y/o en los contratos celebrados.
3. Programa de ética Empresarial
Este Manual se complementa y respalda los términos del Código de Ética, Reglamento Interno de Trabajo y Manual SAGRLAFT, que ofrecen información adicional sobre cómo aplicar la presente Política para prevenir y detectar el soborno transnacional y la corrupción, y constituyen en su conjunto el Programa de Ética Empresarial.
4. Política de tolerancia cero al soborno transnacional y corrupción
En desarrollo de lo anterior, y cumpliendo su compromiso de intolerancia al soborno trasnacional o cualquier práctica corrupta, se adopta lo siguiente:
a) Los principios que enmarcan la actividad de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS se encuentran definida en el Código de Ética, en el cual se acogen los principios de excelencia, integridad, transparencia, igualdad y compromiso.
b) Es deber de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS, de sus órganos de administración y de control, de su Oficial de Cumplimiento, así como de los Representantes de la Compañía, asegurar el cumplimiento de esta Política, y a cumplir las Normas Anticorrupción y Anti-soborno Transnacional.
c) ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS se compromete de forma explicita a desarrollar una cultura de tolerancia cero frente al soborno trasnacional o cualquier otra práctica corrupta.
d) Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer cumplir esta Política.
e) ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS prohíbe cualquier tipo de soborno. Cualquier conducta que pueda considerarse como soborno o corrupción es prohibida.
f) Cualquier Representante de la Compañía que sospeche o tenga conocimiento de cualquier conducta de corrupción o soborno trasnacional deberá reportar dicha conducta al Oficial de Cumplimiento o denunciar en la Línea Ética.
g) Si un Representante de la Compañía recibe una solicitud de soborno o de pago sospechoso proveniente de cualquier persona o entidad, interna o externa, nacional o extranjera, esta solicitud deberá reportarse inmediatamente al Oficial de Cumplimiento o denunciar en la Línea Ética.
h) Cualquier Representante de la Compañía que denuncie de buena fe una violación de la Política, o la realización de cualquier conducta de corrupción o soborno trasnacional, estará protegido contra cualquier tipo de represalia.
i) Las reglas previstas en esta Política respecto de los mecanismos para la prevención a la corrupción o soborno trasnacional son de imperativo cumplimiento, de manera que se deben observar en cada acto.
j) ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS se abstendrá de recibir o realizar donaciones que no tengan un fin lícito o sobre las cuales exista la sospecha que servirán para encubrir conductas de corrupción o soborno trasnacional o para obtener ventajas en los negocios de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS.
k) ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS realizará las debidas diligencias para conocer adecuadamente a los potenciales Proveedores o Agentes nacionales o extranjeros y, en particular, la vinculación de los Proveedores o Agentes con entidades Gubernamentales o funcionarios del Gobierno. Para ello se aplicarán las reglas, los objetivos y principios respecto a la vinculación de Proveedores y Agentes señalados en la Política de Compras.
l) ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS monitoreará cualquier transacción o actividad dudosa que pueda conducir razonablemente a sospechar que los Proveedores o Agentes están usando a ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas, así como para realizar actos de corrupción o soborno trasnacional.
m) Los Representantes de la Compañía tienen prohibido realizar conductas tendientes a ocultar, cambiar, omitir o tergiversar registros contables para ocultar actividades indebidas o que no indiquen correctamente la real naturaleza de una transacción registrada.
5. Prohibición de Actos de Corrupción y Soborno Transnacional
5.1. Qué se entiende por soborno transnacional
El soborno es el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier cosa de valor a cambio de un beneficio indebido o ventaja indebida, o como contraprestación a cambio de realizar u omitir un acto inherente a una función pública o privada, con independencia de que la oferta, promesa, o solicitud sea para uno mismo o para un tercero, o en nombre de esa persona o en nombre de un tercero.
El Soborno Trasnacional es el acto en virtud del cual empleados, administradores, asociados o incluso terceros vinculados a la persona jurídica, dan, ofrecen o prometen a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad, a cambio de que dicho servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS tiene una política de tolerancia cero a cualquier forma de corrupción, tanto en el contexto nacional como en el internacional
6. Prohibición pagos facilitación
Los pagos de facilitación son entendidos como pagos pequeños, no oficiales e impropios que se hacen a un funcionario de bajo nivel para obtener o agilizar el desempeño de una acción de rutina o necesaria a la cual tiene derecho el que realiza el pago. Estos pagos son considerados como soborno y están prohibidos en ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS independientemente de su cuantía. Los pagos de facilitación son pagos realizados a Funcionarios de Gobierno con el fin de asegurar o agilizar la actuación o trámite gubernamental de rutina, en beneficio de un Empleado o de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS.
7. Obsequios, comidas y entretenimiento
El propósito de los obsequios, las atenciones o actividades de entretenimiento es crear una buena y sólida relación de trabajo o comercial. Nunca el propósito debe ser tener o ganar una ventaja injusta o indebida de una relación. ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS prohíbe pagar, incluso si es un valor modesto, por comidas, viajes, alojamiento o entretenimiento para un propósito corrupto o con el fin de ganar una ventaja indebida.
Esta Política reconoce que en los negocios se consideran como cortesía las invitaciones a comidas, atenciones y entretenimiento y, en circunstancias limitadas, regalos modestos o simbólicos. Por ejemplo, se admite dar o recibir cualquier regalo de valor simbólico y modesto, o tarjetas, que se distribuyen generalmente para fines promocionales, o durante la celebración de alguna festividad, como la navidad.
8. Contratos con terceras personas
Esta Política también se aplica a todos los Agentes, Proveedores y otros terceros que ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS contrate para hacer negocios en nombre de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS. En consecuencia, todos los Agentes, Proveedores, distribuidores y otros terceros que actúen en nombre de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS deben recibir una copia de esta Política y diligenciar el formato de vinculación.
Todos los contratos escritos entre ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS y agentes, proveedores y otros terceros, deben contener declaraciones sobre el cumplimiento de conductas anticorrupción. Además de declarar el cumplimiento de esta Política y las leyes y regulaciones anticorrupción y anti soborno trasnacional aplicables, en los contratos se incluirá también el derecho de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS de rescindir el contrato cuando ocurra una violación de esta Política o cualquier ley o regulación anticorrupción aplicables.
El Oficial de Cumplimiento es responsable de verificar que en los contratos se incluyan dichas declaraciones y cláusulas.
9. Donaciones
Todas las donaciones y contribuciones realizadas por ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS deben tener un fin lícito y se realizarán siguiendo los procedimientos legales para su formalización.
ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS ni sus Representantes pueden realizar contribuciones o donaciones, directas o indirectas a partidos políticos, Entidades Gubernamentales, organizaciones, funcionarios del Gobierno o particulares involucrados en la política, sin la aprobación de los órganos directivos. No se puede realizar donaciones o contribuciones a cambio de obtener ventajas en los negocios de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS o en sus transacciones de naturaleza comercial.
10. Registros contables
ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS tiene como política llevar y mantener registros y cuentas que reflejen de forma exacta y precisa las transacciones y disposiciones de los activos de las transacciones de OLEAGINOSAS SAN MAROCS. Los Representantes de la Compañía no pueden cambiar, omitir o tergiversar registros para ocultar actividades indebidas o que no indican correctamente la naturaleza de una transacción registrada.
ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS tiene controles internos adecuados para prevenir que se oculten o disimulen sobornos trasnacionales u otros pagos indebidos, en transacciones como: comisiones, pagos de honorarios, patrocinios, donaciones, gastos de representación o cualquier otro rubro que sirva para ocultar o encubrir la naturaleza impropia o del pago.
11. Debida diligencia
Con el fin de suministrar los elementos necesarios para identificar y evaluar los riesgos de corrupción y soborno transnacional en las operaciones realizadas por ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS, se realiza la identificación de posibles eventos de soborno transnacional en las operaciones realizadas por la empresa.
Esta identificación se realiza de manera integrada en la matriz de riesgos, los riesgos identificados son valorados teniendo como criterios la probabilidad, el impacto, los controles, la frecuencia y la severidad de cada uno.
Luego de identificado el riesgo se debe evaluar la implementación de un mecanismo de control y la consecuente evaluación, si el mecanismo de control es adecuado para mitigar efectivamente el respectivo riesgo y si los controles implementados se están aplicando de forma adecuada.
De igual forma se realiza una revisión de los aspectos legales, contables y financieras relacionadas con las actividades o transacciones internacionales realizadas. Por medio de la verificación de las listas restrictivas internacionales, procedimiento de selección y evaluación de proveedores, clientes y demás asociados de negocio y estudio de seguridad realizado a empleados en el proceso de selección, se pretende mitigar el riesgo operacional, reputacional y legal en cualquiera de estos frentes.
Con el fin de realizar un adecuado conocimiento de terceros, toda actividad de vinculación o contratación con personas naturales o jurídicas, que implique pago o intercambio de activos en dinero o especie, a cualquier título, deberá realizarse de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente Manual
La Debida Diligencia incluye (i) el diligenciamiento del formato de “Solicitud de Inscripción de Proveedores o Cliente, (ii) la entrega de la documentación soporte por parte del contratista y su respectivo análisis para identificar potenciales señales de alerta y (iii) la consulta en Listas Restrictivas.
Los trabajadores o colaboradores que tengan dentro de sus actividades la realización de compras nacionales o internacionales deben realizar la debida diligencia para conocer a las personas o empresas involucradas en el proceso.
La revisión de listas es importante para identificar el nivel de riesgo que representa para el negocio la vinculación comercial con algún integrante de algún grupo de interés y, por consiguiente, su adecuada administración, para verificar los antecedentes o riesgos de posibles asociados o personas vinculadas al negocio, se consultan listas y bases de datos públicas, nacionales o internacionales, siguiendo los lineamientos y procedimientos definidos en el manual SAGRILAFT
12. Capacitación y entrenamiento
Como parte del compromiso de la organización y del oficial de cumplimiento con la debida diligencia, se establece la realización de por lo menos una vez al año o antes si las circunstancias lo ameritan, una capacitación a todos los colaboradores, siguiendo el procedimiento de capacitaciones y/o entrenamiento de personal, enfocada en generar conciencia respecto a las amenazas que representa la materialización de riesgos en el soborno trasnacional y de corrupción, tanto para la organización como para el ejecutor, al igual que información que se considere relevante como la identificación del oficial de cumplimiento y mecanismos para denunciar.
De acuerdo con la evaluación de riesgos se puede identificar la necesidad de realizar capacitaciones y/o entrenamientos específicos para cargos o procesos, estos se deben realizar siguiendo el procedimiento de capacitaciones y/o entrenamiento de personal.
Para los nuevos colaboradores como parte de su proceso de ingreso se da a conocer la política de intolerancia al soborno transnacional y corrupción siguiendo el procedimiento de inducción y reinducción visitantes, contratistas, personal nuevo y antiguo de la compañía.
13. Mecanismos para denunciar
El Oficial de Cumplimiento es el encargado de recibir las consultas, quejas y denuncias sobre posibles actos de violación a la Política y las Normas Anticorrupción, estás denuncias se pueden realizar directamente a su correo empresarial alfa@alfapq.com.
También ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS ha dispuesto una Línea Ética notificaciones@alfapq.com, por medio de la cual los Representantes de la Compañía o Empleados pueden de manera segura, confidencial y anónima, poner en conocimiento de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS cualquier sospecha de violación a la presente Política, estas comunicaciones serán administradas y manejadas por el oficial de cumplimiento con acompañamiento del Sistema Integrado de Gestión.
La información de la persona que denuncia, si es suministrada, se mantendrá bajo confidencialidad. No existirán represalias contra los Empleados que denuncien de buena fe actos o potenciales actos de violación a la presente Política.
ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS no admitirá denuncias o quejas falsas o temerarias, en caso que se demuestre que la denuncia es falsa o temeraria, o no realizada de buena fe dicha conducta se considerará como violación al Código de Ética de ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS.
14. Sanciones
Las sanciones por violar las Normas Nacionales y las Normas Anticorrupción y Anti-soborno pueden resultar en graves sanciones para los Representantes de la Compañía, y para ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS misma.
Los Representantes de la Compañía que violen esta Política serán sujetos a sanciones y medidas disciplinarias, incluyendo el despido con justa causa de conformidad con las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo y el Código Sustantivo del Trabajo, sin perjuicio de las acciones legales que pudiere adelantar por esta causa. ALFA PRODUCTOS QUÍMICOS aplicará las medidas disciplinarias de manera justa y rápida y en proporción con la violación.